زمان را دستتان بگیرید! - وبلاگ طراحی من

به گزارش وبلاگ طراحی من، مدیریت زمان خود را به دست بگیرید.

وقتی حمایت از کارکنان کاهش می یابد فشار کار هجوم می آورد و آنها مجبور می شوند سخت تر، طولانی تر و سریع تر کار نمایند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف کاری به همکاران، دیگر یک موضوع تجملی نیست. این مهارت های اساسی ابقاء شده اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روش های مدیریت زمان باعث افزایش کارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل کار می گردد. در ادامه با خبرنگاران همراه باشید.

معین اهداف

قبل از این که بخواهید جزئیات مدیریت زمان را معین نمایید، می بایست به یک منظره گسترده نگاه کنید. پایه و اساس کار داشتن یک شناخت صحیح از اهداف و اولویت هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی که باعث می گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می توانید فعالیت های روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم کنید. وقتی اهداف را معین می کنید ویژگی های زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف باید معین، قابل مقدار گیری، دستیابی و زمان بندی باشند.
• اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزه دهی قرار می دهد و امکان بروز قابلیت هایتان را فراهم می سازد.

لازم است که از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت کنید و این امر تنها با معین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت های سازمانی امکان پذیر است. هنگامی که اهداف کاری را معین کردید آنها را در مقوله های ذیل سازماندهی کنید:

• اهداف بلند مدت (شش ماه تا یک سال)
• اهداف میان مدت (یک تا شش ماه)
• اهداف کوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه)

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید. برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در شروع و خاتمه هر روز کاری به آن مراجعه کنید. آیا وظایفی که به آنها معطوف شده اید در راستای اهداف شرح داده شده است؟ آیا یاری می نمایند که به اولویت هایتان برسید و آنها را کامل کنید؟ همواره کارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی که به طور اتوماتیک سر می رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز کاری (در حدود 80 درصد) باید به فعالیت هایی که مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا کند.

اگر می بینید بخش عمده ای از وقتتان صرف کارهایی می گردد که در رسیدن به اولویت ها یاری نمی کند یک ارزیابی مجدد و جدی لازم است. به عقب برگردید و عواملی را که باعث اتلاف وقت می گردد شناسایی کنید. راه هایی را جستجو نمایید که این مزاحمت ها را از بین می برد و کوشش نمایید تا کارها را به صورت مناسب بین نیروهای کاری تقسیم کنید.

تحلیل عوامل اتلاف وقت

اغلب اوقات اتلاف نماینده های وقت، روز ما را به هم می ریزند و مانع از این می شوند که ما روی اهدافمان تمرکز کنیم. در حالی که با ناامیدی احساس می نمایید در زمان گیر افتاده اید با یک یا چند تغییر ساده می توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید. برای مدتی درنگ کرده و آنچه را که مهم ترین استفاده از وقت تان به شمار میرود، آنالیز کنید. سپس عامل ویژه ای را که ممکن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت کند، معین سازید.