مدیریت بحران چیست؟ - وبلاگ طراحی من

به گزارش وبلاگ طراحی من، یادگیری این که چگونه می توان در پروژه های ساختمانی مدیریت بحران را انجام داد کمی پیچیده به نظر می رسد اما واقعیت چنین نیست. هر پروژه ساخت و ساز از طراحی گرفته تا نصب فیزیکی درگیر موقعیت های چالش برانگیز و فرایند های متعدد خواهد شد که این امر ممکن است هدف اصلی پروژه را تحت تاثیر قرار داده و از جهت واقعی منحرف کند.

هر پروژه در طی فرآیند اجرای خود با ناشناخته ها و مسائل جدید رو به رو خواهد شد، از این رو یادگیری این که چگونه باید آن ها را مدیریت کرد برای چرخه اجرای پروژه بسیار لازم است. در ذیل به تعریف بحران و 4 گام مهم برای رویایی و واکنش نسبت به آن پرداخته ایم. با ما همراه باشید.

منظور از بحران چیست؟

ناشناخته ها به هر آن چه که مطمئن هستیم نمی دانیم مرتبط می باشند. آن ها تجربیات و دانشی را در بر می گیرند که شما و تیم پروژه فرصت لازم برای تجربه کردن آن ها در اختیار نداشته اید. به طور معمول این شرایط تحت پوشش افزودن احتاقتصادی به قرارداد یا مدت کار قرار می گیرند.

هدف اصلی برای رویایی با ناشناخته ها و بحران ها این است که در برابر آن ها شکست نخورید و مجهز به تجهیزات لازم برای تجدید قوا در برابر رخداد آن ها باشید.

چگونه باید به بحران پاسخ داد؟

تیم مدیریت پروژه درک می کند که از منابع احتاقتصادی برای تخصیص بودجه به مدیریت بحران استفاده می شود. اندوخته های اقتصادی و پس اندازها توسط حامی پروژه مدیریت می شوند و در برنامه مدیریت بحران گنجانده شده و برای موقعیت های ریسک پذیر مورد استفاده قرار می گیرند.

امور ناشناخته باید به همراه مواردی که فرایند کاهش خطر را تحریک می کنند، شناسایی گردند. این نوع ریسک ها در اوایل فرایند طرح ریزی پروژه مورد بحث و بررسی قرار گرفته و حامی پروژه و صاحبین آن خطر، احتمال وقوع آن و برنامه واکنش به آن را تائید و تصدیق می کنند.

مدیریت بحران

بحران ریسک شناخته نشده ای است که بخشی از هدف پروژه محسوب نمی شود و حتی بخشی از طرح مدیریت بحران را نیز تشکیل نمی دهد. این امور ناشناخته تنها به دلیل شرایطی که باعث وقوع آن ها می شوند و قبلاً تجربه نشده اند اتفاق نمی افتند بلکه به این دلیل که تیم پروژه به اندازه کافی خطرات را پیش بینی، تجزیه و تحلیل نکرده و یا با چالش در خصوص امکانات و خطرات موضوعات بی سابقه رو به رو نشده رخ می دهند.

بعضی از خطرات وابسته به زمان هستند، بعضی دیگر به پیشرفت وابسته می باشند و بعضی دیگر بعد از کاهش ریسک، فقط خطرات باقی مانده به شمار می آیند. حوادث و اتفاقاتی که در طبیعت و جریان های مختلف ناشناخته هستند در این دسته قرار می گیرند و یک ارزیابی دقیق برای آن ها احتیاج است.

یک رخداد باید با توجه به تاثیر، وقوع، جریان و تشابه ارزیابی شود تا به عنوان ناشناخته در نظر گرفته شود. هنگامی که تمام این حوزه ها تحت پوشش هیچ طرح مدیریت بحران قرار نگیرند، ما می توانیم لقب ناشناخته ها به آن ها بدهیم.

همانطور که به آن اشاره کردیم دو نوع بحران در پروژه های ساختمانی داریم. ذخایر احتاقتصادی ناشناخته ها را در بر می گیرند در صورتی که ذخایر مدیریتی برای مراقبت از سایر ناشناخته ها در نظر گرفته می شوند. اندوخته مدیریتی تنها یک کمیت است که در سطح شرکتی یا سلسله مراتب بالاتر برای اشاره به ناشناخته ها تخصیص داده می شود.

ذخیره مدیریتی جزئی از بودجه پروژه نیست و باید مجوز مدیریت داشته باشد تا بتواند به سمت هزینه های پروژه روانه شود. هنگامی که بودجه بیشتری به دلیل عوامل اجرایی در اختیار دارید، ذخایر مدیریتی استفاده نشده اند. طرح های پس انداز و تکنیک های فشرده سازی برنامه زمان بندی نظیر روش اجرای سریع برای مدیریت بحران مناسب می باشند و هزینه های آن ها جزء ذخایر احتاقتصادی به شمار می آیند.

ارزیابی بحران

فرایند مدیریت بحران یک وظیفه خاص است که احتیاجمند تائید مدیریت و طرح پاسخ بحران می باشد. بعضی از ابزارهای رایج که در طول فرایند ارزیابی مورد استفاده قرار می گیرند به توضیح زیر می باشند:

• درصد هزینه
• شبیه سازی مونت کارلو
• بررسی درخت تصمیم گیری
• EMV یا اعتبار پولی قابل انتظار

هرکدام از این تکنیک ها از هزینه های تجزیه و تحلیل رویکرد سیستماتیک و پیامدهایی استفاده می کند که جزئی از برنامه ذخیره احتاقتصادی هستند. شبیه سازی مونت کارلو برای بازبینی تمام نتایج احتاقتصادی حاصل از یک رویداد تحت شرایط ناشناخته استفاده می شود. بررسی درخت تصمیم گیری نیز برای مشخص جهت و انتخاب های موجود هنگام تصمصم گیری به کار می رود. در نهایت هزینه به درصد احتمال وقوع یک رویداد وابسته است.

EMV ابزاری است که در پروژه هایی که احتمال وقوع ریسک در آن ها بالاست بسیار کارامد می باشد. هر چه ریسک های بیشتری شناسایی شوند، ذخایر احتاقتصادی بهتر محاسبه و طراحی می شوند تا موقعیت های ناشناخته را پوشش دهند.

بررسیی که در این خصوص اجرا شده نشان داده که خطرات مستقل هستند و به دلیل این که بعضی از آن ها ممکن است اتفاق نیفتند، می توانید از وجوه اختصاص داده شده برای پوشش سایر حوزه های ریسک پذیر بهره ببرید.

خطرات مدیریت بحران

از جمله خطراتی که در بحث مدیریت بحران مربوط به ساخت و ساز مورد بررسی قرار می گیرند می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بحران اقتصادی

هزینه مصالح، تقاضای بازار، تخمین نادرست هزینه ها، تاخیر در پرداخت ها، ناتوانی اقتصادی پیمانکار و عدم کنترل گردش نقدی پول تهدید عظیمی برای هر پروژه محسوب می شوند.

• بحران اجتماعی سیاسی

اصلاحات قوانین و ضوابط دولتی، عدم رعایت نظم و قانون، رشوه خواری، عدم پرداخت توسط دولت، افزایش اقتصادیات و تغییر در دستگاه دولت منجر به وقوع بحران اجتماعی سیاسی خواهند شد.

• بحران زیست محیطی

شرایط نامساعد آب و هوایی، بلایای طبیعی، مسائل دسترسی به محل پروژه، آلودگی و عدم رعایت قوانین ایمنی می توانند بحران زیست محیطی ایجاد کنند.

• بحران های مرتبط با ساخت و ساز

عدم اجرای درست تدارکات، اختلاف بین کارگران، تغییرات طرح، عدم کیفیت مناسب کار به دلیل محدودیت زمانی، کم کاری کارگران، تاخیر در بررسی و بازبینی نقشه ها همگی برای ساخت و ساز یک بحران به شمار می آیند.

فرآیند مدیریت بحران در پروژه ساختمانی

فرآیند مدیریت بحران چیزی جز یکسری مراحل که به شناسایی و مقابله با خطرات احتاقتصادی در پروژه می پردازد نمی باشد. اگر این مدیریت صادقانه و به درستی انجام شود، نه تنها احتمال وقوع حادثه را کاهش می دهد بلکه تاثیرات ناشی از آن را به حداقل می رساند.

به عبارت ساده تر، این فرآیند اقدامات پیشگیرانه را برای جلوگیری و به حداقل رساندن خطراتی که پروژه را تهدید می کند پیشنهاد می دهد. مراحل مدیریت بحران به توضیح زیر می باشند:

شناسایی خطر

مشورت و هم فکری

افرادی که در پروژه مشارکت می کنند همه جوانب را بطور جامع بررسی کرده و ایده ها و افکار خود را برای پیش بینی خطرات مطرح می کنند. از بین آن ها یک نفر تمام موارد را یادداشت کرده و نقاط قوت و ضعف را بررسی می کند.

نظر متخصص

به منظور مطلعی و پرهیز از مواردی که بحران را تحت تاثیر قرار می دهد از افراد باتجربه و ماهر در زمینه ساخت و ساز یاری گرفته می شود.

تجربیات گذشته

پروژه های مشابهی که در گذشته اجرا شده اند به دقت بررسی می شوند تا فاکتورهایی که بر آن ها تاثیرگذار بوده اند شناسایی شوند.

چک لیست

یک لیست شامل خطراتی که پروژه را تهدید می کنند آماده می شود و با خطراتی که پروژه های قبلی را تحت تاثیر قرار داده مقایسه می شوند، از این رو می توان احتمال وقوع آن ها را پیش بینی کرد.

ارزیابی بحران

پس از آن که تمام خطرات احتاقتصادی شناسایی شدند، ارزشیابی آن ها بر اساس متدهای کمی و کیفی انجام می شود. با استفاده از روش ارزیابی، اطلاعات موجود برای تخمین احتمال وقوع و میزان پیامدهای ناشی از آن مورد استفاده قرار می گیرند.

روش کیفی

این روش اصولاً برای پروژه های کوچک مورد استفاده قرار می گیرد و شامل تهیه لیست، گردآوری خطرات و اولویت بندی آن ها توسط افراد با تجربه می باشد. خطرات و بحران ها با توجه به نقطه نظرات گردآوری شده و به صورت پر خطر، کم خطر و متوسط دسته بندی می شوند. از این روش در مواقعی که داده های کافی در اختیار نیست یا زمان محدود است استفاده می شود.

روش کمی

این روش برای پروژه های عظیم کاربرد دارد و در آن با بررسی داده ها و اعداد تاثیر بحران را ارزیابی می کنند. در این روش احتیاج به تلاش و تلاش بسیار است زیرا به منظور دستیابی به یک تحلیل دقیق، به اعداد و ارقام احتیاج است.

واکنش به بحران

پس از شناسایی و ارزیابی خطرات، گزینه های موجود به منظور پیشگیری از خطرات علامت گذاری شده و از نظر وقوع در آینده مورد بحث و بررسی قرار می گیرند. در کنار اندازه گیری هایی که تاثیر خطر بر پروژه را نشان می دهند، می توان فرصت های خوب را نیز شناسای کرد. واکنش به بحران موارد زیر را شامل می شود:

پرهیز از خطر

راحت ترین راه به منظور مقابله با خطر، پرهیز و دوری از آن است. به عبارت ساده تر، برای مثال می توان بخش هایی از پروژه که ممکن است دچار بحران شوند را حذف یا جایگزین کرد.

انتقال خطر

روش های مختلفی وجود دارند که به وسیله آنها می توانید خطرات پروژه های خود را به اشخاص ثالث انتقال دهید. برای مثال برون سپاری کارهای پیچیده به سازمان های با تجربه، بیمه کردن، استفاده از قراداد قیمت ثبات به جای قیمت واحد و حذف کامل اصطلاحات مربوط به گارانتی را می توان در این خصوص انجام داد.

کاهش خطر

کم کردن تاثیر خطراتی که غیر قابل اجتناب یا انتقال هستند، کاهش خطر نامیده می شود. با بررسی مجدد پروژه، از بین بردن پیچیدگی ها و انجام آزمایشات اضافی می توان میزان خطرها را کاهش داد.

پذیرش خطر

هر پروژه به نحوی دچار بحران می شود. بعضی از خطرات بخشی از پروژه هستند و حتماً باید با آن ها کنار آمد. با در نظر دریافت وقت و هزینه، مدیران مسئول باید در خصوص خطرات و نتایج ناشی از آن ها در پروژه مطلع باشند.

کلام پایانی

به نظر شما این مقاله چگونه است؟ آیا چیز جدیدی از آن یاد گرفتید یا راهکارهای جدیدی برای مدیریت بحران در نظر دارید؟ در صورت تمایل نظرات خود در این زمینه را با ما در میان بگذارید.